Систематизація та налагодження документообігу

У мене стільки документів, що, боюсь, і в моїх документів є документи.
Габріела Зенiн

Фраза Габріели Зенін, яка зараз відмінно описує ситуацію в багатьох компаніях.

Сьогодні ми хотіли розглянути плюси та мінуси систематизації документообігу, проте мінусів в налагодженій та зрозумілій систематизації немає, тому ми про плюси:

Економія часу

Процес пошуку необхідного документа займає більше часу, ніж його обробка? Після систематизації, на пошук потрібного документа в хмарі  йтиме 10 секунд, решту часу можна витрачати на дійсно цінні робочі завдання або на законну чашечку кави.

Структурованість

Систематизація документів дозволить структурувати всю наявну у вашій компанії документацію за розділами, для кожного документа знайдеться "своє місце" на хмарі. Чи то реєстри NDA/MSA або реєстри договорів з працівниками — у вас завжди буде можливість у швидкому доступі переглянути, перевірити, доповнити або видалити інформацію.

Безпека понад усе

Хмара — це безпечно. Зберігати дані на віддалених серверах набагато надійніше, ніж локально. Якщо не впевнені в секьюрності Google Drive, ми також готові працювати і з вашим файлосховищем.

Доступність та швидкість

Інформація, що зберігається в хмарах, може бути доступною не тільки із стаціонарного комп'ютера в офісі, адже, в 21 столітті мобільність — важливий критерій успіху. Хмарна інфраструктура — це можливість швидко і без втрат відновити всі документи, навіть в разі форс-мажорних обставин, що у випадку локального сховища набагато складніше, а часом і просто неможливо. А для географічно розподілених компаній — досягається додаткова економія на комунікаціях та доступі до загальних документів.

Регулярна перевірка

Можливість системного перегляду контрактів, поновлення та продовження документів в потрібний час, з дотриманням термінів. А ще, володіючи мінімумом інформації про документ, можна легко його знайти.

Економія

Документообіг — це не тільки про внутрішню комунікацію в компанії, але й про комунікацію із зовнішнім світом: клієнтами, контрагентами та державними структурами. Наприклад, під час проведення аудиту ви заощадите не тільки час, але й гроші на подання необхідної звітності, так як у вас буде все зрозуміло та структуровано. І, звичайно ж, очевидна економія — паперу, чорнила та місця.

Лог подій

Легко визначити творця документа та контролювати версії змін.

Дублювання та відсутність документів

Ви забудете про такі слова. Систематизація документів унеможливлює їх дублювання, а також, коли перед вами вся структурована база документів — ви бачите, де й чого не вистачає та просто додаєте.

Додатковий value

Тим компаніям, у яких документи в порядку, простіше залучити інвестиції, якщо це необхідно. А в разі продажу компанії — процес передавання документів буде менш затягнутим та більш зрозумілим для всіх.

Швидкий старт

Новим співробітникам в компанії, наприклад, фін. директору або аналітику, не потрібно буде витрачати дорогоцінний час та сидіти по вуха в документах, розбираючись в тих чи інших звітах, у нього в руках відразу буде інструмент для аналізу та іншої супутньої роботи.

Зв'яжіться з нами
*Ми напишемо вам у месенджер