Систематизация и налаживание документооборота

У меня столько документов, что, боюсь, и у моих документов есть документы.
Габриэлла Зенин

Фраза Габриэллы Зенин, которая сейчас отлично описывает ситуацию во многих компаниях.

Сегодня мы хотели рассмотреть плюсы и минусы систематизации документооборота, но минусов в налаженной и понятной систематизации нет, поэтому мы о плюсах:

Экономия времени

Процесс поиска нужного документа занимает больше времени, чем его обработка? После систематизации, на поиск нужного документа в облаке будет уходить - 10 секунд, остальное время можно тратить на действительно стоящие рабочие задания, ну или на законную чашечку кофе.

Структурированность

Систематизация документов позволит структурировать всю имеющуюся в Вашей компании документацию по разделам, для каждого документа найдётся «своё место» на облаке. Будь то реестры NDA/MSA или реестры договоров с сотрудниками - у вас всегда будет возможность в быстром доступе пересмотреть, проверить, дополнить или удалить информацию.

Безопасность превыше всего

Облако — это безопасно. Хранить данные на удаленных серверах намного надежнее, чем локально. Если не уверены в секьюрности Google Drive, мы готовы работать и с вашим файлохранилищем.

Доступность и скорость

Информация, хранящаяся в облаках, может быть доступна не только со стационарного компьютера в офисе, а в 21 веке мобильность - важный критерий успеха. Облачная инфраструктура – это возможность быстро и без потерь восстановить все документы, даже в случае форс-мажорных обстоятельств, что в случае локального хранилища гораздо сложнее, а порой и попросту невозможно. А для географически распределенных компаний - достигается дополнительная экономия на коммуникациях и доступе к общим документам.

Регулярная проверка

Возможность системного пересмотра контрактов, обновления и продления документов в нужное время, без пропуска сроков. А еще - обладая минимумом информации о документе - можно легко его найти.

Экономия

Документооборот – это не только про внутреннюю коммуникацию в компании, но и про коммуникацию с внешним миром: клиентами, контрагентами, и государственными структурами. Например, при проведении аудита вы сэкономите не только время, но и деньги на подачу нужной отчетности, так как у вас будет все понятно и структурировано. И конечно же очевидная экономия – бумаги, чернил и места.

Лог событий

Легко определить создателя документа и контролировать версии изменений.

Дублирование и отсутствие документов

Вы забудете о таких словах. Систематизация документов - исключает возможность их дублирования, а также, когда перед вами вся структурированная база документов - вы видите, где чего не хватает и просто добавляете.

Дополнительный value

Компаниям, у которых все в порядке с документами проще привлечь инвестиции, если это необходимо. А в случае продажи компании процесс передачи документов будет менее затянутый и более понятный для всех.

Быстрый старт

Новым сотрудникам в компании, например, фин. директору или аналитику не нужно будет тратить драгоценное время и сидеть по уши в документах, разбираясь в тех или иных отчетах, у него в руках будет сразу инструмент для анализа и прочей сопутствующей работы.

Связаться с нами